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印章管理制度

发布日期: 2020-09-01 11:18:22 点击次数: 220

        一、总则

       1、制定目的

       印章是经营管理活动中行使职权,明确各种权利义务关系的重要凭证和工具。为加强宁波道诚建筑劳务有限公司印章管理和使用工作的规范化、制度化和程序化,维护企业的利益,特制订本制度。

       2、适用范围

       本制度适用于宁波道诚建筑劳务有限公司。

       二、印章种类

       公司各类印章根据名称主要分为四类:

       1、公司公章:即刊有宁波道诚建筑劳务有限公司的印章,公司公章代表企业并具有法律效力;

       2、内部机构印章:主要包括各分公司和部门等常设机构印章。内部机构印章不能对外代表公司,只能代表印章上刊明的内部机构,超过这个范围不具有法律效力;

       3、专用印章:是指有某种业务专用的印章。主要包括合同专用章、财务专用章等。专用印章不代表整个机构权力,只能用于印章上刊明的使用范围,超过这个范围不具有法律效力;

       4、领导人名章:只刊有领导人姓名的印章。主要包括法定代表人印章、总经理印章等。领导人名章在与其任职企业的印章同时使用时具有行政职权的标志和权威作用,单独使用时不对其所任职的企业产生任何法律效力。

       三、印章的管理

       1、公司各类印章的保管采取分级保管的办法,并实行“专人负责、规范使用”的管理原则;

       2、公司公章、法定代表人印章、合同专用印章由办公室专人保管,办公室负责对此类印章进行监督和管理;

       3、财务专用印章由财务部指派专人分别保管,财务部负责对公司财务类印章进行监督和管理;

       4、项目部技术专用章由项目部指派专人分别保管,项目部负责对公司项目部技术专用章印章进行监督和管理。

       四、用印审批 

       1、所有印章使用根据盖印内容的不同区分不同审批人:

业务类文件用章由业务部负责人→常务副总经理审批,财务类文件用章由财务部负责人→常务副总经理审批,行政人力资源类文件用章由办公室主任→常务副总经理审批。委托授权书、招标文件、重要或特殊文件用章由总经理最后审批;

        2、各级审批人应在职责范围内完成审批工作,业务部经理负责对涉及业务类文件内容是否合规,文件内容是否真实等方面进行审核,办公室主任负责对行政人事类文件是否符合盖印条件,内容是否合法有效,申请人是否按照印章管理制度进行审核。财务经理负责对涉及财务数据有关的文件是否符合财务流程,数据是否真实进行审核;

        3、申请人在印章管理员处做好盖印登记后,根据文件类型和性质按照上述流程逐一完成盖印审批通过后方可由印章管理员对文件进行盖印。

        五、用印、审批要求

        1、印章管理员必须亲自用印,用印前应认真审核拟用印文件内容和审批单。对材料齐全,符合审批程序、文件格式要求及其他相关要求的文件,确认无误后方可用印。对不符合有关规定要求和无审批件的文件,印章管理员不能擅自用印,并有权做退回处理。如遇特殊情况需提前盖章的,需征得具有审批领导同意后可予以用印,用印后需复印主要盖印文件并及时补办审批手续;

        2、盖印时要求印章清晰、端正,位置适当。印章名称与发文单位名称和落款单位名称一致,不漏盖、不多盖;

        3、有双方或多方单位签订的合同、协议和章程等文本,除在签字页盖章外,还需加盖骑缝章,其他文本如有需要也应加盖骑缝章;

        4、不得在空白纸张、证明、介绍信、表格上加盖公章,如确因工作需要,需说明原因并经总经理审批后方可用印;   

        5、印章原则上不得由非印章管理员带出公司使用,确因工作需要的,经总经理审批后方可外带,申请人必须在外带登记表中详细标注外带时间及回收时间等信息;

        6、 印章使用须严格履行用印登记并保存好纸质的审批单。印章使用登记表应包括用印日期、申请部门、印章名称、文件内容、盖印数量、申请人,具体详见附件;

        7、印章管理员应严格按照要求妥善管理,印章必须保存在带锁的文件柜里或保险柜中,不得将印章转借他人,不得损坏印章,不得将印章存放于不安全的地方,不准随便将印章放在桌子上;

        8、印章管理员不在时必须将印章锁好,以防丢失,如发现印章丢失应立即向公司领导请示并紧急采取补救措施。

        六、违规处罚

        有下列情形之一的,公司将视情节严重程度给予相关责任人行政处罚或刑事处罚:

        1、未按本制度规定的审批流程报批获准,擅自盖印的;

        2、印章管理员未尽保管职责,致印章毁损、丢失的;

        3、未经授权加盖印章的空白文本,或经授权加盖印章的空白文本丢失的;

        4、审批人对盖印的文件在职责授权范围内未严格审核,有玩忽职守、徇私舞弊给企业造成不良影响或损失的;

        5、各部门未按本制度管理和使用印章的;

        6、其他违反本制度,情节严重的。

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