会议管理制度

 

       一、目的

       为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议的质量和效率，降低会议成本，切实跟踪会议提出的各项工作任务的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。

       二、适用范围

       本制度适用于宁波道诚建筑劳务有限公司各类会议。

       三、会议遵循的原则

       1、流程化原则

       对于公司各种类型的会议，应事先制定相应的会议流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便于会议的召开更加规范化、制度化。

       2、有效性原则

       每一次会议都应该达到预定的效果，绝不能“会而不议，议而不果”，提高会议的效率。在召集会议前，应通知参会者有关会议的议题，是否要求发言等。每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。

       3、求同存异原则

       会议上应该允许不同意见的出现，要让持不同意见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采取少数服从多数的原则，对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳会议负责人的意见。

       4、民主集中原则

       会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励参会者充分参与讨论，由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。

        5、会议备档原则

        对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是总经理办公会议讨论的一些原则性问题，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后工作的参考资料。

        四、会议形式

        1、公司的会议形式包括：定期的常规性会议和临时性会议。其中定期的常规性会议主要包括以下三种形式：

       （1）每周部门会议；

       （2）每月总经理办公会议；

       （3）公司年度工作会议。

        2、临时性会议是以会议的组织部门为主召开，具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前告知相关参会成员。

        五、会议通知

        1、常规性会议除时间临时调整外，由组织部门提前一天通知参会成员；

        2、每周部门会议由各部门负责人指定时间召开；每月总经理办公会议定于每月5日左右召开，公司年度工作会议定于次年1月份召开；

        3、临时性会议按“谁提议，谁通知”的原则进行会议通知；

        4、会议通知须于开会前两个工作日内通知参会人及办公室文员做好会议准备；

        5、会议通知的内容需要包括会议时间、会议地点、会议主持部门、参会成员、会议主题、会议须准备的资料及参会注意事项等。

        六、会议流程

        1、参会成员对上阶段工作做总结性汇报和对下阶段工作计划、部署：

        ① 工作的完成情况及进度说明；

        ② 工作中存在的问题、分析原因及改善措施；

        ③ 下阶段工作的总体安排及采取的具体方案；

        ④ 当工作有进展难度时，提出帮助请求并集体讨论解决；

        2、涉及各部门或岗位协同配合的工作开展商议讨论：

        ① 协调各部门工作进度，使各项生产、经营活动按照预期目标有序展开；

        ② 对涉及部门较多，公司整体有较大影响的问题进行集体探讨；

        3、会议负责人对参会成员的工作报告做出点评，部署现阶段的重点工作，指导和监督各部门或岗位落实执行。

        第六条  会议的落实和反馈

        1、 总经理办公会议召开前两天，参会成员将各自的月度工作报告统一汇总到办公室;

        2、 根据会议议题和决定的事项，由参会成员按照各类会议要求组织贯彻落实，并及时将结果或进度向总经理报告;

        3、 总经理办公会议需要将会议记录整理成会议纪要，由总经理审定签发，各成员签字确认并执行;

        4、 会议纪要一旦审定签发后具有一定的权威性，会议纪要中的工作任务，代表总经理办公会议共同的决议，各部门应按照会议决定事项严格贯彻执行。

        七、会议的纪律和要求

        1、所有参会成员必须提前5分钟到达会议室，会议主持人清点会议人数，会前向会议负责人报告参会成员到会情况;

        2、不得无故迟到，早退，缺勤，因特殊情况确实无法参加，需要提前一天向会议主持人请假，说明请假事由;

        3、会议期间应纪律严明，思想集中，认真听取参会成员发言，不交头接耳，禁止在会议期间吸烟;

        4、手机应关机或设置静音状态，不得随意接听电话，如有特殊电话，需要到会议室外接听，避免影响他人开会；

        5、发言人员应在会前做好充分准备，将发言内容形成汇报材料，发言思路清晰，条理清楚，重点突出，简短扼要;

        6、对其他参会成员提出的议案要充分发表自己意见，尊重他人，广开言路，各抒己见，最终达成共同决议;

        7、总经理办公会议决定的事项，由参会成员负责落实和执行，由办公室负责协调和督办;

        8、参会成员应对会议的重要决定和内容信息根据知情权限等级实行严格的保密纪律。